CRONOGRAMAS
Cronograma es un concepto que se utiliza en varios países
latinoamericanos para mencionar a un calendario de trabajo o de actividades.
Por ejemplo: “De acuerdo al cronograma indicado por las
autoridades, la feria ambulante llegará mañana a la ciudad”, “El cronograma que
acordamos con el gerente indica que hoy tenemos que presentar, al menos, cinco
balances”, “Vamos a elaborar un cronograma para organizar mejor nuestras
obligaciones”.
El cronograma, por lo tanto, es una herramienta muy
importante en la gestión de proyectos. Puede tratarse de un documento impreso o
de una aplicación digital; en cualquier caso, el cronograma incluye una lista
de actividades o tareas con las fechas previstas de su comienzo y final.
Para poder realizar un cronograma siempre se recomienda
tener en cuenta consejos tales como contar con un calendario a mano, disponer
de todas las tareas que deben componer a aquel, establecer una línea del tiempo
básica…
Muchos son los programas informáticos que se pueden
utilizar para que cualquier empresa, profesional o particular pueda establecer
su propio cronograma de actividades que debe acometer. Por ejemplo, uno de los
softwares más sencillos y usados al respecto es Microsoft Word, que permite la
creación de tablas donde se pueden ir estableciéndose todas las mencionadas
tareas.
De la misma manera, también se puede recurrir a Microsoft
Excel, una hoja de cálculos que es igualmente apropiada para esta misión dadas
sus características y el tipo de plantilla cuadriculada con la que trabaja.
Dentro de multitud de campos se recurre al uso de un
cronograma como herramienta de control y gestión de actividades. Así, por
ejemplo, se suele hablar del cronograma de pagos de los diversos bancos que
incluye, entre otros aspectos, cuándo el Estado pertinente debe llevar a cabo
la transacción económica pertinente para que aquellos ingresen en las cuentas
de los clientes las pensiones que les corresponden.
Supongamos que un periodista debe escribir cinco notas y
su editor le indica que el plazo máximo de entrega se cumple en un mes. El
reportero tiene, por lo tanto, poco más de cuatro semanas para realizar la
investigación necesaria, establecer contactos, desarrollar entrevistas y
escribir los artículos. Para organizar su trabajo y evitar que se le acumulen
tareas sobre el final del plazo previsto, puede elaborar un cronograma donde se
plantea sus objetivos por fecha.
Otro ejemplo de la utilización de un cronograma se puede
hallar cuando el gobierno anuncia que una carpa sanitaria recorrerá varios
pueblos para brindar atención gratuita a los habitantes. Las autoridades
publicarán entonces un cronograma que indique qué día pasará la carpa por cada
lugar y en qué horarios atenderá a los pobladores.
Cronograma
tipo Pay
Como su nombre o anticipa es el círculo tipo torta que se divide
en varias porciones correspondientes a distintos porcentajes, considerando el
círculo completo el 100%.
Cada una de estas divisiones que corresponde a un porcentaje
diferente también se distinguen entre por contar con un color diferente.
El
cronograma tradicional
Este cuenta con columnas con las fechas correspondientes a cada actividad
insertada en filas.
También responde a un programa establecido por una institución o
una empresa.
También se colorean las fechas que corresponden a las actividades
en función de destacar sus fechas.
Si bien el tipo Pay es utilizado frecuentemente, el tradicional
continúa siendo el más utilizado.
En el anual se llevan a cabo en gráficos que son realizados cada
año.
Generalmente se utiliza Excel como herramienta que facilita su
elaboración. De hecho se realiza en columnas y filas.
El
cronograma educativo
Este tipo de cronograma deja constancia de las actividades que
serán realizadas durante todo el ciclo escolar.
También es posible realizarlo en una planilla Excel o en un
documento Word insertando tablas.
Es necesario crear columnas y filas para insertar en ella las
actividades y los meses del año escolar en los que se llevarán a cabo.
Los meses que ocuparán las tareas son coloreados para destacarlos.
Diagrama de
Gantt
No se puede dejar de lado el diagrama de Gantt, ya que resulta muy
útil para seguir los proyectos que se integran a las actividades que se
realizarán secuencialmente.
También resuelta útil para la planificación en serie de las
actividades.
Por otra parte además de resultar una herramienta fácil también es
una herramienta de comunicación sencilla para los integrantes y usuarios
finales del proyecto.
El diagrama
de Pert
Es otra representación gráfica que permite la comparación entre
las tareas correspondientes al proyecto con los cálculos de tiempo utilizado en
el proyecto.
A diferencia de los anteriores, este es un gráfico que se asimila
al organigrama siempre indicando el comienzo y final del proyecto.
El diagrama
de CPM
Es un poco más complicado pero también se encarga de la
planificación del proyecto basándose en el diagrama de flechas con una
optimización de tiempos y distribución de los recursos de las actividades que
se incluirán en el proyecto.
La gráfica
de recursos
Este cronograma utiliza columnas y filas para la descripción de
las actividades, los recursos tanto financieros como técnicos, materiales y
humanos.
Al posibilitar una columna para detallar los recursos financieros
es posible el cálculo del costo total del proyecto.
Asimismo también permite indicar cuales son los períodos que no
son laborables debido a días festivos, ausencias por enfermedad o vacaciones
incluyendo los permisos.
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